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Le déménagement n’est pas une étape réservée exclusivement aux particuliers. En effet, que ce soit pour intégrer un espace plus moderne ou pour des raisons économiques, une entreprise peut elle aussi devoir changer de locaux. Dans ce cas, elle n’a alors d’autre choix que de faire appel à un déménageur professionnel. Il faut savoir que déménager une entreprise se révèle être une tâche bien spécifique et que tous les déménageurs ne sont pas à même de la mener à bien. Voyons ensemble quelles sont ces spécificités et comment trouver le bon déménageur pour votre société..
Il faut vous poser les bonnes questions : est-il vraiment indispensable de déménager ? Vos locaux actuels sont devenus trop petits ? Vous avez choisi un autre emplacement pour votre siège ? Vous déménagez dans un local au loyer moins cher ? Quelle que soit la raison de votre déménagement, il est impératif d’en soigner les détails.
Il faut tenir compte des difficultés techniques, mais aussi du facteur humain. Pour diminuer le stress inhérent à tout déménagement, il est essentiel de communiquer sur cet évènement en amont avec les collaborateurs. Le but est de préparer le transfert d’entreprise en réduisant les sources d’appréhensions et de conflits entre les collaborateurs. Informez vos employés de vive voix, à travers des délégués, des affiches ou même votre site internet.
Plusieurs méthodes peuvent être utilisées pour rassurer les collaborateurs sur les différents aspects logistiques du déménagement. On peut ainsi faire un audit des locaux, une visite organisée des nouveaux locaux, une boîte à suggestions pour les nouveaux bureaux, une communication positive avec les clients de l’entreprise, une sollicitation par concours d’idées, des enquêtes pour recueillir l’avis de ses collaborateurs, etc.
Plusieurs mois avant de partir définitivement, le dirigeant de l’entreprise doit résilier le(s) bail commercial (baux commerciaux) de l’ancien local. Prudence, relisez attentivement votre bail avant de déposer un préavis de départ.
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Le volume de travail nécessaire pour réussir votre déménagement d’entreprise est conséquent que cela nécessite le recrutement d’une ou plusieurs personnes à temps plein.
Une équipe interne peut faire face à des difficultés parfois insurmontables surtout quand les employés sont novices dans ce domaine. Il est alors recommandé de déléguer cette tâche à des professionnels du déménagement d’entreprise.
Grâce à leur maîtrise des compétences en matière de transfert d’entreprise, ils seront aptes à élaborer un cahier des charges cohérent ainsi qu’à gérer le budget avec justesse..
Pour les entreprises, les coordonnées postales ont une importance capitale. Les collaborateurs externes (clients, fournisseurs et actionnaires) ont besoin d’envoyer des documents régulièrement (factures, bon de commande, réclamation, etc…).
Le changement de l’adresse sur les papiers à entête, les factures ou encore les cartes de visite doit être prévu afin de maintenir une image sérieuse de l’entreprise. Dans l’idéal, la préparation en amont vous aurez déjà permis d’écouler le stock naturellement au fil des mois en attendant le jour J.
Sinon, vous pouvez imprimer ces documents officiels quelques semaines avant le déménagement.
Sans aucun doute la tâche la plus harassante. Elle peut prendre plusieurs mois en fonction de la taille de l’entreprise. Le parc mobilier comprend bien sûr les meubles de bureau, mais aussi le parc roulant.
En ce qui concerne le matériel informatique, il est indispensable d’y déléguer un responsable qui devra détecter les éléments obsolètes et qui devra planifier le transfert de chaque unité informatique d’un local à un autre.
Le jour J, les déménageurs auront déjà reçu des consignes de dispatch à l’arrivée pour faciliter la répartition des cartons de déménagement. Le transport du parc informatique est délicat puisque ces machines renferment souvent des données précieuses et confidentielles.
La personne désignée est donc souvent responsable de la sauvegarde des données de l’entreprise. L’étiquetage est également une étape essentielle à accomplir dans la foulée, car elle permet tout simplement aux salariés de retrouver leur poste plus facilement et plus rapidement après le déménagement.
Pour gérer toute la partie logistique (démontage des bureaux, chargement, transfert, déchargement, montage des bureaux, …), il vaut mieux faire confiance à des déménageurs professionnels.
Ils sont expérimentés, compétents et proposent des garanties intéressantes (contre les pertes, les vols ou encore la détérioration). Les petits objets de décoration dans les bureaux sont emballés dans des cartons, les tables et armoires sont démontées, les plantes ….
Généralement, la société de déménagement dispose d’une équipe d’informaticiens spécialisée dans l’installation des câbles électriques, l’installation des postes, le transport de photocopieuses, etc…
Avec une société de déménagement, vous pouvez bénéficier également de plusieurs prestations à petit prix : la location temporaire, la location de garde-meuble, le service de nettoyage…. Vous êtes en effet obligé de programmer un nettoyage des anciens locaux puisqu’il existe des normes de restitution d’un local professionnel ainsi que les règles de sécurité..
Une fois que les détails du déménagement sont connus (bail signé, date arrêtée, collaborateurs prévenus), il convient de planifier et organiser le déménagement.
Autrement dit, il faut donner un ordre de priorité aux pièces à déménager. Certains services devront par exemple attendre en dernier comme celui du service client ou du service après-vente. Ce genre de précaution est nécessaire afin d’éviter les oublis et les incidents désagréables.
Pour calculer le coût du déménagement, il est important de se référer au devis de votre déménageur. En général, il est basé sur le cahier des charges et le calendrier des opérations. Il est impératif d’avoir une excellente gestion du temps et une optimisation de chaque voyage entre les anciens et les nouveaux locaux..
